총회는 사업추진 및 조합 운영 등 정비사업 등의 진행과 관련된 사항을 결정하는 최고‧최대의 의결기구다. 특히, 도시 및 주거환경정비법은 정관의 변경이나 시공자‧설계자‧정비회사 등 주요 협력업체의 선정 및 변경, 자금의 차입과 그 방법ㆍ이자율 및 상환방법, 정비사업비의 사용 등 주요 사항은 반드시 총회를 통해 의결하도록 명시하고 있다.

말 그대로 ‘중요한 일’이 있을 때마다 총회가 개최되는 셈인데, 이와 같이 중요한 총회 진행과정에서 많은 사람들을 힘들게(?) 하는 순간이 있으니, 바로 성원 및 개표 등을 위한 기다림의 시간이다.

물론, 총회 자체가 자주 진행되는 것이 아닌 만큼 개표시간 등은 오랜만에 만난 이웃 주민들과 담소를 나누거나 조합집행부와 사업진행과정에 대한 의견을 나누는 시간 등으로 활용되기도 하지만, 기다림은 언제나 쉬운 일이 아니다.

그런데, 최근에는 이와 같은 총회 분위기가 조금씩 달라지고 있는 추세다. 언제부턴가 전자투표나 OMR기술을 활용한 개표 시스템이 도입되기 시작하더니, 이제는 여기서 한단계 더 발전해 총회 진행과정을 스마트하게 이끌어 줄 IT기술이 등장했기 때문이다.

특히, (주)트윈 티아이피(TWIN T.I.P)는 스마트 총회지원시스템 등을 바탕으로 재건축‧재개발 등 정비사업은 물론, 지역주택조합사업 등 주거환경 개선을 목표로 진행되고 있는 각 사업장에서 추진위‧조합에 큰 힘이 되고 있다.

지난 2017년 ‘트윈스컨설팅’으로 문을 연 ‘트윈 티아이피’는 지난 4월 재도약을 다짐하며 전임직원을 대상으로 한 아이디어 공모를 진행, ‘대상과 대상을 결합시키다’라는 의미를 지닌 기존의 트윈(TWIN)이라는 이름에 Technology와 It, Property의 이니셜을 더해 현재의 사명으로 거듭났다. 이와 같은 트윈 티아이피의 사명에는 정비사업에 IT를 접목시켜 ‘스마트한 정비사업을 돕는 프롭테크 선도기업’이 되고자 하는 트윈 티아이피 임직원들의 비전이 담겨 있다. 프롭테크는 부동산(property)과 기술(technology)의 합성어로, 정보 기술을 결합한 부동산 서비스산업을 말한다.

트윈 티아이피는 총회지원과 수주기획, 프롭테크 개발, 이주 관리 등 정비사업 진행과정의 많은 부분과 관련한 업무를 수행하고 있는데, 특히 주목해야할 것이 앞서 언급한 ‘스마트 총회지원시스템’이다.

트윈 티아이피의 스마트 총회지원시스템은 크게 ▲개표 집계 시스템 ▲성원 집계시스템 ▲총회 개최 공고 시스템 ▲총회 결과보고 시스템 등 4가지로 나눠서 살펴볼 수 있다.

이중 먼저 개표 집계시스템은 이미 많은 정비사업 현장에서 각광받고 있는 서비스로, 기존에 일부 정비사업장에서 사용되던 OMR카드 등의 시스템과는 달리 기존 서면결의서나 투표용지를 그대로 사용할 수 있는 점이 장점으로 꼽힌다. 고성능 스캐너와 영상인식모듈 프로그램이 내장된 노트북을 통해 서면결의서 및 현장 투표용지를 신속‧정확하게 인식해 투표 결과를 집계하는 만큼 트윈 티아이피의 시스템은 서명, 지장, 0‧X 등 어떤 방식으로 기표를 하더라도 스캔과 동시에 판독할 수 있어 개표 집계 시간도 크게 단축된다. 여기에 더해 하나의 안건에 최대 120명(업체)을 등록하고, 복수의사표시가 가능하며 최대복수선택 개수를 설정해 초과 시 무효 처리를 할 수 있는 기능도 갖췄다.

실제로 최근 트윈 티아피가 업무를 수행한 경기도 고양시 소재 한 지역주택조합 총회에서는 서면결의서 757장과 현장투표 188장에 대한 개표가 진행됐는데, 서면결의서 개표의 경우 용지 정리시간을 포함한 스캔 시간 15분, 스캔 이후 참관인을 통한 판독 약 5분 등 총 20여분밖에 소요되지 않았으며, 현장투표 역시 5분도 채 되지 않아 판독을 완료했다. 이후 서면결의서와 현장투표 결과를 집계‧합산하는 등의 시간까지 포함해도 전체 개표에 걸린 시간은 50분에 불과했다. 서면결의서는 총회 진행과 함께 개표가 진행된 만큼 투표종료 후 약 30분만에 투표결과를 발표할 수 있게 도운 셈이다.

트윈 티아이피 김동형 대표는 “트윈 티아이피 개표시스템은 분당 40~50장을 판독하는 고속 스캐너를 사용하는 만큼 상당한 시간단축 효과를 기대할 수 있는 것은 물론이고 위변조 방지 및 법적분쟁을 최소화 할 수 있다”며 “개표와 동시에 서면결의서 및 직접투표용지가 스캔돼 향후 의혹이 발생할 경우 증거보전신청이 용이하고, 필요시 서면결의서에 바코드 삽입도 가능해 조합원들의 의혹을 원천적으로 해소할 수 있다. 즉, 서면결의서 위변조나 대리투표를 미연에 방지 할 수 있는 것”이라고 소개했다.

한편, 트윈 티아이피의 ‘총회 개최 공고 시스템’과 ‘총회 결과보고 시스템’은 조합사무실 직원들이나 정비회사 직원들이 기존 수작업으로 발송과 도서 작업했던 것을 대행하는 서비스로, 필요에 따라 운영되고 있다.

또한, 성원 집계 시스템은 기존 총회 입장 시 다수의 인력을 동원해 조합원 확인 및 서면결의서 제출 여부 등을 수작업으로 확인하고, 참석자 명부에 기입후 분산된 참석자 명부를 수집해 집계하던 것을 신분증 스캔 방식을 활용해 보다 효율적으로 개선하기 위한 시스템으로, 현재 약 70% 정도 개발이 완료돼 시험적용 등을 거쳐 내년 상반기 출시될 예정이다.

현재는 물론, 앞으로의 트윈 티아이피의 활동에 더욱 기대가 모아지고 있는 이유다.